Quando um funcionário pede demissão, a empresa fica à procura de um substituto o mais rápido possível. Isso nem sempre é tão fácil quanto parece: a transição das responsabilidades do funcionário que está saindo para outro membro da equipe ou para uma nova contratação precisa acontecer de maneira rápida, mas eficaz.
Nesse caso, a empresa pode precisar reconsiderar os procedimentos habituais de integração, no interesse da conveniência. Mas como uma empresa faz isso estrategicamente sem sacrificar muito? Onde está o equilíbrio nessa equação?
Onze colaboradores do Conselho de Recursos Humanos da Forbes exploram as abordagens mais eficazes para a transição de responsabilidades de um funcionário que está deixando para um que é novo na função ou que está apenas entrando na empresa.
1. Alavancar processos específicos de posição
Processe a documentação para todos os deveres e responsabilidades e verifique se ela é revisada e atualizada trimestralmente – isso ajudará os novos membros da equipe a agir de maneira rápida e eficaz. Isso provou ser útil se estamos fazendo treinamento cruzado ou trazendo novos membros para nossa equipe. – Kathy Short, Yorktown Systems Group
2. Treine funcionários
O treinamento cruzado de seus funcionários é uma maneira proativa de garantir que você tenha cobertura com poucas interrupções durante uma transição ou mudança organizacional. Também fornece oportunidades de aprendizado e crescimento para os funcionários, o que leva a uma melhor retenção. – Jenna Hinrichsen, Advanced RPO
3. Tenha pontos de contato semanais
Independentemente da quantidade de conhecimento que um novo funcionário traga à sua empresa, a transição do trabalho para cada novo funcionário é mais uma arte do que uma ciência. Manter uma comunicação estreita e garantir uma transição e instruções oportunas para os principais projetos e clientes, ajudará a aumentar a retenção e a reputação da equipe em sua organização. – Erald Minga, Kellogg School of Management
4. Adote a integração simplificada
Configure a integração automatizada de funcionários para permitir que as informações do aplicativo do funcionário fluam sem problemas para a folha de pagamento e outras áreas do sistema da sua empresa mediante contratação, sem duplicar esforços. Isso acelera o processo, garantindo que o novo membro da equipe chegue pronto para começar a aprender as responsabilidades e os principais componentes de seu trabalho, em vez de preencher a papelada. – Jennifer Kraszewski, Paycom
5. Tenha planos detalhados de exclusão
A maior tendência que veremos na próxima década será a efetiva exclusão. Quando alguém diz que vai sair, um plano detalhado de exclusão precisa acontecer para garantir que todas as informações que o funcionário saiba sejam transferidas de volta para a empresa e definidas para que a nova pessoa assuma e entenda. Pense nisso como parte de seu novo plano de integração. – Kelly Loudermilk, BuildHR, Inc.
6. Os funcionários que saem lideram o processo
Se um funcionário estiver sendo franco sobre seus planos de saída, você poderá usá-lo como uma oportunidade para garantir uma transição suave. Dê a eles um orçamento de recrutamento e um cronograma para contratar a substituição. Se você permitir que eles conduzam o processo e forneça recursos adequados, minimizará a interrupção e criará um recurso externo se o novo funcionário tiver dúvidas no futuro. – Ken Kanara, ECA
7. Imitar o fluxo de negócios
Uma maneira de ajudar os novos contratados a assumirem suas responsabilidades é criar dias temáticos que imitem o fluxo dos negócios. Freqüentemente, os planos de integração são um conjunto desconexo de experiências e rostos desconhecidos. Tema todos os dias em torno de um tópico como vendas, serviços ou tecnologia. Ele coloca os processos de trabalho e as pessoas em contexto. Também permite que o novo contratado prepare perguntas com antecedência e mergulhe em um tópico. – Karen Crone, Paycor, Inc.
8. Inclua as partes interessadas no processo
Além da documentação do funcionário que está saindo e do feedback do gerente direto, inclua as principais partes interessadas na integração. Eles podem compartilhar informações valiosas sobre o que está funcionando e o que não está, para que o novo contratado possa fazer melhorias no processo que possui imediatamente, em comparação com a manutenção do status quo. Aqueles olhos frescos são inestimáveis! – Jessica Adams, Brad’s Deals
9. Delegar tarefas a vários membros da equipe
Conseguir um novo contratado com rapidez em sua função pode levar algum tempo. Uma abordagem que pode ajudar a aliviar parte da pressão é delegar diferentes partes do treinamento a diferentes membros da equipe. Defina um cronograma para “transições de tarefas” por um período de tempo e peça a cada membro da equipe que trabalhe com o novo contratado para fazer a transição dessa responsabilidade para eles antes de passar para o próximo. – Laura Spawn, Virtual Vocations, Inc.
10. Faça dos procedimentos operacionais padrão a norma
Comece uma cultura em que os procedimentos operacionais padrão documentados sejam a norma em sua organização. Os funcionários devem ter escrito procedimentos para as tarefas mais significativas atribuídas aos seus cargos. Elas devem ser escritas com clareza e com capturas de tela, se possível, para que mesmo alguém sem vasta experiência possa buscá-la e concluir a tarefa conforme necessário. Isso é inestimável durante as transições de curto e longo prazo. – Rebecca Edwards, Infinite HR of Charlotte
11. Crie um sistema de recompensa para avisos antecipados
Se você criar uma cultura conhecida em que incentive os funcionários que se afastam que têm um relacionamento profundo com o cliente ou uma perspicácia técnica, ofereça pacotes de transição generosos para incentivar o funcionário que se separa a ser responsável por transições bem-sucedidas. Idealmente, torne todos os responsáveis pela transição bem-sucedida de seu sucessor no início, colocando isso nas descrições de todos. – Zain Hasan, Risk Strategies Company
