Algumas empresas brasileiras já estão há alguns meses trabalhando de forma remota. No início, principalmente as menos experientes no assunto “trabalho remoto”, tentaram replicar a experiência do escritório em casa. E aí começa o grande erro.
Um dos motivos que faz com que os funcionários remotos se sintam mais produtivos na modalidade Home Office, quando a empresa está devidamente preparada para isso, é porque eles conseguem abandonar as antigas formas de pensar sobre comunicação, colaboração, produtividade e conclusão de tarefas.
As empresas precisam, de acordo com Molood Ceccarelli, ter uma abordagem remota em primeiro lugar para que tenha sucesso a empresa com os funcionários longe do escritório. Ceccarelli é especialista em trabalho remoto e uma treinadora ágil. Ela é fundadora da Remote Forever, que é uma empresa que ajuda outras empresas a maximizar as capacidades do trabalho remoto, sempre em busca da maior agilidade e produtividade.
De acordo com a sua experiência e expertise, Meccarelli compartilha quais são os 4 principais erros das empresas ao tentar estabelecer uma rotina remota sem planejamento.
1. Usar inúmeras ferramentas online
Os funcionários acabam, muitas vezes com uma boa intenção, buscando a solução de ferramentas online para resolver os problemas do dia a dia de trabalho deles. Quando a empresa não tem uma ferramenta definida, é bem comum você encontrar diferentes ferramentas para resolver o mesmo problema.
Um bom exemplo disso é ter o uso de Basecamp e o Trello para fazer o rastreamento de tarefas. Além dessas ferramentas serem pagas em sua maioria, não só gera desperdício de recursos financeiros mas também de tempo das equipes, principalmente quando elas precisam trabalhar juntas em um mesmo projeto.
Para resolver esse problema, a empresa precisa fazer uma pesquisa aprofundada das ferramentas que gostaria de eleger como padrão e fazer um documento informando isso a todos da empresa. Normalmente, as ferramentas mais utilizadas são voltadas para:
- Gerenciamento de tarefas;
- Armazenamento de documentos;
- Comunicação diária tanto via texto quanto via chamadas;
- Entre outros.
2. Não saber expressar as expectativas de forma clara
Esse erro acontece todos os dias, seja em um ambiente presencial ou no remoto. Porém, no remoto ele pode ser ainda mais prejudicial para a equipe.
Como grande parte da comunicação em um trabalho remoto acontece à distância, é bem comum ter ruídos de comunicação. A primeira regra aqui é: o óbvio precisa ser dito.
Imagine que você recebe um e-mail, mas acaba não dando prioridade para a resposta, pois tem outros e-mails que se apresentaram mais importantes pelo remetente. Porém, esse e-mail também era importante (o que na cabeça do remetente era óbvio). Agora, além do assunto importante do e-mail, você terá ainda outro assunto para resolver – o conflito pessoal pela falta de clareza nas expectativas.
O exemplo que demos é bastante simples (mas, comum), porém a falta de clareza e definição de expectativas podem causar enormes e custosos problemas para a empresa e equipe.
Segundo Ceccarelli, “a solução é transformar suposições implícitas em acordos explícitos”. Para isso, deve-se fazer acordos de equipe sobre como se espera que cada ferramenta seja usada e verificar se todos estão na mesma página sobre qual é o tempo de resposta aceito em cada ferramenta. Para simples, não é mesmo? Mas, acabamos deixando esse passo tão importante esquecido.
Por exemplo, você pode decidir que o Whats App deve ser usado para comunicação urgente e que as mensagens devem ser respondidas dentro de duas horas. Explique os processos cuidadosamente para que qualquer pessoa da equipe possa segui-los. Além disso, crie acordos sobre como as decisões são tomadas e explique as tarefas a serem executadas. Quanto mais claro e óbvio você for, mais bem fluído será o progresso e desenvolvimento dos projetos da sua empresa.
3. Depender de respostas e conversas em tempo real
Dentro de um escritório é mais comum e fácil uma comunicação e colaboração em tempo real, seja em reuniões presenciais ou até mesmo o desenvolvimento de um projeto ao redor de uma única mesa.
O grande segredo do trabalho remoto é conseguir desenvolver esse mesmo projeto por meio de interação assíncrona, ou seja, que não dependa de uma interação em tempo real.
Segundo Ceccarelli, as comunicações assíncronas capacitam os funcionários a usarem o tempo da forma que acharem melhor e, consequentemente, se tornarem mais produtivos. “Quanto mais você trata os funcionários como adultos responsáveis, mais motivados e produtivos eles serão e mais dinheiro sua empresa ganhará.”, disse a Ceccarelli.
Uma das soluções para esse erro é utilizar a ferramenta de gerenciamento de tarefas não somente para organizar o fluxo de trabalho, mas também para se comunicar com outros colegas de trabalho sobre cada etapa (macro e micro) de cada projeto em andamento.
Para que isso funcione, a equipe precisa desenvolver habilidade de escrita clara, objetiva e assertiva, pois o formato de textos longos é uma das melhores opções para transmitir ideias bem pensadas. Além da escolha das palavras certas, esse tipo de comunicação também oferece flexibilidade ao receptor desta mensagem, que pode escolher o melhor momento do dia para consumir esse conteúdo. Isso permitirá que todas as partes contribuam para o trabalho com deliberação, em vez de oferecer pensamentos e visões inacabadas que geralmente são trocadas em conversas em tempo real.
Ceccarelli ainda ressalta que tanto as ferramentas de bate-papo ou reuniões em tempo real devem ser usadas para momentos de emergências ou para tópicos inerentemente difíceis como uma tomada de decisão considerada importante ou até mesmo para resolver conflitos pessoais.
Se a sua empresa continuará com a estratégia de trabalho remoto para encarar o dia a dia deste novo normal, conheça aqui as 7 ações que o RH pode colocar em prática para engajar esses funcionários que trabalham na modalidade Home Office.
