Eficiência é a palavra-chave de todas organizações, não importa qual área de atuação, departamento ou projeto estamos falando. A boa notícia é que o uso da tecnologia vem auxiliando não só a medir com muito mais precisão uma infinidade de indicadores, como também a automatizar tarefas, análises, processos, etc. A má é que nem sempre é fácil entender quais mudanças serão efetivas com tantas opções de soluções: são softwares, consultorias, portais de vagas, bancos de candidatos, entre outros.

Em muitas empresas, o setor de Recrutamento e Seleção sofre com a pressão de ter que mudar muito rápido processos que são herdados com gargalos, vícios e até dogmas (aqueles costumes que não conseguimos desapegar). Para completar, como atualizar o modelo se eu não tenho certeza do que está funcionando ou não?

O desafio é grande, mas pode ser mais simples. Basta utilizarmos um modelo de trabalho que contemple:

1)O estabelecimento do processo seletivo em etapas;

2) Métricas;

3) A identificação de gargalos,

4) A realização de testes A/B

Estabelecimento de etapas do processo seletivo

Para quem ainda não documentou todas as etapas do processo seletivo, esse é o primeiro passo. É necessário entender quais fases são realizadas até a contratação e esquecer o mundo ideal. Se no protocolo é descrito de uma forma, mas na prática não é bem assim, é necessário mapear como tudo realmente acontece. Certamente existem variações para cada cargo e é possível documentar vários processos diferentes na mesma organização, mas geralmente trata-se das seguintes fases:

• Divulgação da Vaga

Quais canais são utilizados para atrair candidatos? Algumas empresas abrem apenas para indicação interna, outras divulgam online no LinkedIn e portais de vagas ou fazem hunting ativo (procuram candidatos com o perfil e entram em contato).

• Inscrições

Por onde é possível realizar uma candidatura na minha empresa? Centralizado na página de carreiras, enviando o currículo por e-mail, em portais de vaga etc.

• Triagem de currículos

Recebi as inscrições e agora preciso identificar quais candidatos serão convocados para as próximas fases. Algumas empresas realizam essa etapa de forma automatizada (através de softwares), manual (uma pessoa revisa cada currículo individualmente) ou possuem volume de inscrições baixo e conseguem chamar todos para a entrevista, por exemplo. Mas de qualquer forma, é inevitável que algum tipo de filtro inicial de seleção seja aplicado, e esses critérios serão oficializados nesta fase.

• Convocações

Como é comunicado ao candidato que ele vai para entrevista? E-mail, telefone, SMS? Aqui é importante entender se existe alguma perda significativa de candidatos dependendo do canal de comunicação, ou quanto tempo após o período de inscrições são realizadas as convocações.

• Entrevistas e testes

Quantos testes são aplicados e o que avaliam? Quantas entrevistas? Elas são realizadas apenas com o gestor da área, o RH é envolvido? Tem painel, business case etc?

Medir

Agora que separamos todos os passos, podemos criar indicadores para cada uma das fases. Sem ter métricas, não é possível ter uma fotografia de como seu processo está e eventualmente acompanhar se as medidas implementadas estão surtindo efeito.

Para tal, é preciso ter as ferramentas certas, que vão facilitar o trabalho. Por exemplo, ao centralizar inscrições em uma plataforma digital, consigo facilitar o levantamento do número de candidaturas, aplicar filtros para identificar quais canais os atraíram e outras informações de interesse.

Quantas horas são gastas em cada atividade? Tempo é dinheiro, literalmente, e muitos gestores acabam pagando estrutura (espaço) e equipe (salários) e utilizam um foco que poderia ser dedicado a outras atividades. Priorização é a chave da eficiência! Só conseguimos ser produtivos ao cortar tarefas e processos que têm menos impacto no resultado final e afinar ao “Estado da Arte” os que têm.

Aqui vou apenas citar alguns exemplos, mas já falamos em detalhes anteriormente sobre os8 principais indicadores de processo seletivo , se quiser, confira lá.

1. Número de candidaturas
2. Tempo de fechamento da vaga
3. Taxa de aprovação
4. Custo por contratação
5. NPS (experiência do candidato)

Identificar gargalos

Quando todas as etapas, indicadores e métricas são estabelecidos, é possível entender onde ficam os gargalos: quais etapas demoram mais, as que exigem maior esforço, em quais etapas eu perco mais candidatos etc.

Você pode se surpreender em descobrir que uma atividade que não influencia tanto nos objetivos e resultados, como ter que incluir os nomes de todos candidatos no Excel, gasta a maior parte do tempo daquela fase. Ou que, por exemplo, se você demora demais nas convocações, perde 10% dos candidatos por desistência.

Procurar referências no mercado em processos de benchmarking é importante e pode te dar uma ideia se está dentro da média ou não, mas como é um processo particular de cada organização, o objetivo deve ser melhorar o desempenho da sua empresa em comparação aos processos anteriores.

Testes A/B

Uma vez identificados os processos e fases que são menos eficientes, é muito tentador realizar mudanças baseadas apenas em “achismos” e não em dados. Ou pior: a insegurança de fazer grandes alterações pode ser tão assustadora que preferimos não mudar.

Um conceito que é muito utilizado para testar hipóteses de web design pode ser aplicado nesse contexto: os testes A/B. Eles buscam aplicar os elementos que queremos comparar em grupos com condições semelhantes, isolando apenas aquela variável.

Por exemplo: se não tenho certeza se é melhor seguir com o agendamento de entrevistas por telefone ou por SMS, posso separar metade dos candidatos aleatoriamente para cada canal e medir como foi o desempenho. Porém, agendar turmas para dias diferentes pode afetar as taxas de sucesso. Se eu agendei a turma de segunda-feira por telefone e a de terça-feira por SMS, não consigo saber se a primeira turma teve maior taxa de presença por conta do canal utilizado ou pelo dia da semana. Por isso é essencial promover ao máximo condições iguais para os grupos de teste e controle.

Dessa forma, eu consigo não só apoiar decisões baseadas em resultados concretos e métricas, como também retirar o risco de fazer alterações definitivas para depois descobrir que elas não produziam resultados melhores.

Extra: Turnover

Ao final, depois de realizar todas as otimizações e despender um esforço enorme para que os processos tenham o melhor desempenho, se a taxa de turnover não for acompanhada de perto, o trabalho não estará concluído. Um processo seletivo só se comprova como eficiente de fato com o engajamento e a permanência dos novos contratados na organização.

Afinal, os custos com atração, treinamento e contratação de novos funcionários são altíssimos e a última coisa que recrutadores querem é que eles saiam da organização antes de conseguirem realizar o potencial que foi identificado no processo seletivo. Quando acontecer, recolha feedbacks, entenda as razões e deixe o histórico registrado para que tenha condições de sugerir melhorias e ações preventivas.

Aqui descrevi como saber se seu processo é eficiente, se você quiser saber mais sobre as ferramentas disponíveis no mercado e como melhorar os pontos que você encontrou, converse com um especialista doTaqe .