Como alternativa para manter a empresa ativa durante o período do Covid-19, muitas empresas optaram pelo trabalho remoto. Em muitos casos, é a primeira vez que os times trabalham fora do escritório e separados fisicamente. Como gerenciar essas equipes para que elas continuem produtivas e mentalmente saudáveis perante a esse momento único que o mundo inteiro está vivendo? Você encontrará suas respostas aqui neste post!
O ideal é sempre estabelecer políticas claras e treinamentos para preparar os funcionários para trabalho remoto. Entretanto, essa não foi uma alternativa para o momento, já que tudo aconteceu de forma rápida. Contudo, há algumas etapas que os gestores podem executar mesmo já distante das suas equipes que podem melhorar o engajamento e a produtividade. Para entender a melhor forma de gerenciar, é necessário conhecer os desafios desta modalidade.
Desafios do trabalho remoto
É fato: principalmente quando não há uma preparação para o regime remoto é bem comum os funcionários apresentarem uma queda no rendimento, inclusive os de alta performance. Nos primeiros dias tudo é novo, um período de adaptação. Conheça os principais desafios.
Não há supervisão presencial
A interação pessoal é muito importante no dia a dia de trabalho, principalmente para as equipes que da noite para o dia tiveram que iniciar um trabalho remoto. Sem a interação, os gestores costumam pensar que os funcionários não irão trabalhar com a mesma eficiência (mas, já adiantamos que existem pesquisas que mostram resultados contrários). Por outro lado, os funcionários encontram alguns obstáculos oriundos pela falta de suporte diário e redução da comunicação com seus gerentes. É comum os funcionários sentirem que os gerentes não sabem de suas necessidades durante o trabalho remoto e não conseguem oferecer um apoio para a realização das tarefas.
Acesso à informação pode ser limitada
Toda a mudança exige adaptação. Os funcionários que caíram de paraquedas no trabalho remoto enfrentam problemas com o acesso à informação. Eles precisam de mais tempo e esforços para ter respostas que antes eram muito fácil de obter, pois seus colegas estavam todos na mesma sala ou no mesmo prédio.
O que muitos gerentes não percebem de cara é que o acesso à informação vai muito além de uma divisão clara de tarefas. Ela ativa alguns desafios interpessoais entre os colegas de trabalho. A verdade é que a falta de conhecimento mútuo entre os indivíduos que trabalham junto de forma presencial, traduz em uma menor disposição de oferecer os colegas a ajuda em situações necessárias.
Vamos a um exemplo: se você está trabalhando presencialmente com um colega e você vê que ele chegou tarde no escritório, pois sua filha está doente e precisou ser internada, você pode até relevar qualquer e-mail com uma linguagem mais rude da parte dele. Entretanto, se vocês trabalham de forma remota e você simplesmente recebe o mesmo e-mail, sem ter o conhecimento do contexto, é bem provável que você se ofenda com a forma como ele está se direcionando a você. É claro que o respeito sempre vem em primeiro lugar, mais quando entendemos o contexto de certas situações, é mais fácil de criarmos empatia e relevarmos algumas atitudes que talvez não fossem apropriadas para o momento.
Isolamento social
Há pessoas que sofrem mais e há pessoas que sofrem menos por causa do isolamento social. Isso depende do perfil de profissional que compõe o seu time. Mas, um ponto de destaque neste tópico é que a falta de interação social informal dentro dos escritórios pode fazer, a longo prazo, que os funcionários sintam menos o sentimento de pertencimento à empresa ou ao time.
Distrações domiciliares
Um dos maiores desafios, sem dúvida. Dar conta do trabalho diário e de todas as possíveis distrações da casa não é para qualquer um. É bem comum ver trabalhadores no sofá da casa ou no chão da sala, com seus computadores. Esse é um ponto que os treinamentos focam muito, mostrando a importância de os funcionários terem um espaço sagrado de trabalho. No entanto, com a situação atual, os funcionários podem se deparar com a família inteira em casa, vendo televisão, com os filhos chorando e pedindo atenção e todas as responsabilidades domésticas por fazer.
Esse é um ponto que merece um destaque dos gestores durante uma conversa para alinhar as tarefas e expectativas do período do trabalho remoto, pelo menos enquanto o Covid-19 estiver afetando as rotinas profissionais.
Como os gestores podem gerenciar melhor e oferecer suporte
A boa notícia é que mesmo diante a tantos desafios, há recursos e ferramentas que irão facilitar essa transição de formato de trabalho. Adote ações como:
Contatos diários e estruturados
O contato não pode falhar. Assim como os gestores têm contato presencial se estivessem todos dentro das empresas, neste momento de trabalho remoto, esse contato também deve existir. Se a sua equipe possui trabalhos mais individuais, sugerimos que você faça contatos independentes. Já se o trabalho de todos influencia no objetivo comum, de forma colaborativa, tenha uma reunião diária com toda a equipe. É preciso que o gestor organize a pauta da reunião, conduzindo de forma assertiva. Defina um horário de início e de fim para que assuntos não importantes para o momento não comecem a ser discutidos pela equipe.
Se a reunião for individual, o tempo ideal é de até 20 minutos. Se a reunião for com toda a equipe, no máximo 1 hora.
Ofereça diferentes opções de tecnologia para a comunicação
Somente o e-mail não é eficiente quando se trabalha remotamente. É preciso ter opções mais tecnológicas onde os funcionários possam buscar respostas imediatas. Além disso, ferramentas de videoconferência são fundamentais para que haja interações visuais, compartilhamento de telas e aumentar o conhecimento mútuo entre os colegas.
Além disso, o vídeo também é um ótimo recurso para conversas mais sérias e pessoais, onde é necessário ter o contato visual para analisar a linguagem corporal.
Mensagens individuais pelo celular também devem ser disponibilizadas. Para isso, é possível usar ferramentas como Slack, Zoom e até mesmo o Whatsapp, para conversas informais, rápidas, mas que são essenciais para o andamento dos projetos.
Se o seu time é colaborativo, outra ferramenta indispensável é uma de gerenciamento de projetos, sugerimos o Trello, para que todos possam ir adicionando informações sobre o que estão fazendo, andamento dos projetos e o que já está realizado. Dessa forma, os integrantes acessam a plataforma e já podem ter informações relevantes sobre os projetos que estão trabalhando, sem a necessidade de ficar perguntando aos colegas ou gestor.
Regras de envolvimento
É bem comum encontrar integrantes da equipe que tem dificuldades de estabelecer regras de envolvimento. Por exemplo, qualquer dúvida que tiver, chama por videoconferência um colega ou, independente da hora do dia, manda mensagens, achando que todos devem estar trabalhando mesmo fora do horário comercial de trabalho. As regras de envolvimento devem ser claras e estabelecidas na primeira reunião de alinhamento para o trabalho remoto.
Interação social remota não deve ser somente de trabalho
Principalmente para aqueles que de um dia para outro foram retirados dos escritórios e enviados para trabalhar em casa, sentirão falta daquele café com o colega ou aquelas conversas antes de começar algum trabalho, falando sobre algo da sua vida que não tenha relação com o trabalho. Isso é saudável e torna as equipes mais felizes e produtivas.
Por isso, antes de qualquer reunião remota, incentive os funcionários a reservarem no máximo 5 minutos para falar sobre a semana, sobre como está sendo a experiência do trabalho remoto, etc.
Se você como gestor que realmente surpreender a sua equipe, nós temos uma dica valiosa: Que tal mandar entregar um kit de confraternização para os membros da sua equipe para que sejam abertos em um momento de uma reunião de descontração, num final de tarde de uma sexta-feira por exemplo. O kit pode ser no estilo happy hour, incluindo uma cerveja e alguns salgadinhos. Ou até mesmo uma pizza? Pense em alternativas que você possa tornar essa ideia possível. Acredite, esse tipo de evento virtual ajuda a reduzir a sensação de isolamento e promovem uma noção de pertencimento.
Apoio emocional
É um momento de tensão e mudanças para todos. Tudo é novo, tudo mudou de uma hora para outra. Há pessoas que aceitaram e se adaptaram às mudanças de forma mais positiva. Contudo, pode existir alguns funcionários que precisem de um apoio emocional mais intensivo. Sempre deixe claro como gerente que você está aberto a conversar de forma individual.
Outras formas de você se mostrar interessado perante ao funcionário é fazer perguntas no início das reuniões, por exemplo: “Como você tem lidado com essa situação de trabalho remoto até agora?”, “Há alguma coisa que eu ou a empresa pode fazer por você neste momento?”. É importante ouvir a resposta com atenção e cuidar para que as preocupações dos funcionários sejam o foco desta conversa e não as suas ou da empresa. Tenha empatia!
Por fim, se permita errar como líder. Se é novo para os funcionários, está sendo novo para você também. Aceite que você está enfrentando mudanças e passando por um período de aprendizagem. Busque conhecimento através de quem tem experiência e dê o seu melhor. Lembre-se que você precisa estar bem para conseguir gerenciar e liderar a sua equipe!.
Boa sorte nesta jornada de gerenciamento remoto!
Aproveitando que esta época ímpar mundialmente está gerando muitos aprendizados para profissionais e organizações, convidamos-lhe a acessar o nosso artigo onde abordamos a melhor forma de conduzir processos seletivos durante o Covid-19.
