Responder a uma situação em constante mudança enquanto se trabalha para manter os funcionários informados, engajados e os negócios prosperando, tudo em um novo ambiente de trabalho, não é uma tarefa trivial.
Se sua organização prosperou durante a pandemia ou se esforçou para se comunicar e permanecer engajado, há muitas lições nas quais podemos refletir e tirar esse tempo à medida que avançamos.
Reflexão # 1
Na presença de silêncio, os funcionários formarão sua própria narrativa. Como líderes de RH, como podemos controlar melhor a conversa e encontrar a cadência certa de comunicação quando as informações estão mudando rapidamente?
Muitas empresas usam sistemas de mensagens internas, como o Slack ou o Microsoft Teams, para comunicação individual e não relacionada a políticas e procedimentos. Uma vez atingido o COVID-19, percebemos que nossos funcionários estavam usando o Slack exponencialmente mais para conversas individuais do que antes, e não tínhamos visibilidade do que eles estavam dizendo.
Como equipe de liderança, a última coisa que queríamos era que a desinformação se espalhasse ou que nossos funcionários começassem a formar narrativas sobre o que estava acontecendo. Sabíamos que tínhamos que assumir o controle da conversa de uma maneira que fosse visível e transparente para todos.
A primeira coisa feita foi criar uma cadência de comunicação contínua e publicar tudo em nosso sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem. Isso incluía memorandos semanais de liderança, políticas de controle de infecções, políticas de trabalho remoto, informações sobre um Programa de Assistência ao Empregado, Protocolo Positivo COVID-19 e Políticas e Procedimentos de Retorno ao Trabalho.
Como as informações estavam mudando tão rapidamente, garantimos que apenas falássemos sobre o que sabíamos e sejamos abertos e honestos sobre as coisas que não sabíamos. Como líderes de RH, nossa tendência é não falar até conhecermos todos os fatos, mas com algo tão impactante e veloz quanto o COVID-19, o silêncio era mais perigoso. Ser honesto sobre o que não sabíamos significava que nossos funcionários não precisavam sair e encontrar respostas, mas eles os recebiam assim que os recebíamos.
Reflexão # 2
Como os líderes de RH podem adaptar as comunicações durante uma crise para atender às necessidades de uma força de trabalho diversificada e multigeracional?
No ambiente de trabalho dinâmico de hoje, as empresas têm muitas ferramentas à sua disposição para se comunicar com a equipe, incluindo e-mail, Slack e, muitas vezes, uma Intranet ou um sistema de gerenciamento de documentos. Embora o e-mail e o Slack sejam ótimas ferramentas de comunicação, percebemos rapidamente que não eram a ferramenta certa para comunicações críticas relacionadas a pandemias. Sabíamos que precisávamos de visibilidade para saber se nossos funcionários estavam ou não lendo o que divulgamos. Também queríamos um balcão único para todas as coisas do COVID-19, portanto não havia dúvidas sobre onde encontrar ou fazer referência a informações.
Embora sempre tenhamos usado nosso sistema de gerenciamento de documentos para atualizações e disseminação de políticas, rapidamente percebemos que precisávamos aproveitá-lo e criar uma pasta COVID-19 para hospedar novas políticas, treinamento para lavagem das mãos, atualizações de liderança e muito mais. Isso forneceu documentação e certeza de que todos receberam a mesma mensagem porque conseguiram assinar eletronicamente o conteúdo do COVID-19.
Outro componente crítico que consideramos ao longo deste processo foi a frequência e o formato de nossas atualizações. Com uma força de trabalho predominantemente milenar, a comunicação mais frequente, porém concisa, era muito mais eficaz do que um memorando longo. Considere as diferentes gerações representadas em cada nível de sua agência e como elas recebem melhor as informações antes de clicar em Enviar.
Também observamos que nossos funcionários estavam lendo e assinando políticas antes que um anúncio pudesse ser enviado. Ficou claro que nossos funcionários estavam famintos por informações e usando o aplicativo de gerenciamento de documentos para revisar as informações assim que foram publicadas. Recursos móveis e notificações push são essenciais na comunicação com as gerações mais jovens, e a maioria das plataformas, como Slack e Microsoft Teams, agora as oferece.
Reflexão # 3
Às vezes, o que é mais importante para nós como líderes e profissionais de RH nem sempre é o que é mais importante para nossos funcionários. Como podemos explorar melhor o que é importante para os funcionários durante uma crise para ajudá-los a aprender e crescer e continuar fazendo seu trabalho de forma produtiva?
Como líderes, temos que equilibrar dezenas de prioridades concorrentes todos os dias. Uma coisa que ficou clara durante essa crise é que, se nossos funcionários não se sentem seguros, eles não podem fazer seu trabalho.
Antes de comunicar atualizações ou fazer alterações em nossas políticas e procedimentos, mantenha a segurança e o bem-estar dos funcionários em primeiro plano. Além disso, comunique como a crise ou as mudanças que fizermos os impactarão. Embora possamos responder a investidores ou a um Conselho de Administração, no final do dia, somos pessoas liderando outras pessoas. Se nossa comunicação não articular como uma mudança afetará nossos funcionários pessoalmente, ela não produzirá os resultados desejados.
A manutenção da cultura da empresa também é crítica em períodos de incerteza, e é aí que a empresa pode ver uma resposta forte e positiva e o envolvimento dos funcionários durante a pandemia. Recorrer aos talentos que seus funcionários têm fora do trabalho é uma ótima maneira de fazer isso para se engajar em novas maneiras e melhorar o moral geral. Pense em um funcionário que é músico em seu tempo livre. Esse funcionário poderia oferecer uma série de concertos virtuais? Um funcionário que também é artista poderia oferecer um curso de desenho durante o almoço? Ou um funcionário que gosta de cozinhar ensina como criar a comida perfeita para o conforto?
Quando os funcionários mudam para um ambiente de trabalho remoto, muitas vezes, a conversa paralela é esquecida. Se as empresas dependem unicamente de reuniões típicas da Zoom, elas perdem momentos vitais para conversar sobre o dia, sobre o fim de semana e esquecem de se envolver com os funcionários e mantê-los motivados. Happy hours virtuais e shows, almoços com aprendizados, preenchem essa lacuna, ajudando a manter o moral elevado e os funcionários felizes em um novo ambiente de trabalho.
Reflexão # 4
Profissionais de RH: como podemos usar essas experiências para envolver melhor nossa força de trabalho e melhorar o moral agora e seguir em frente?
O COVID-19, sem dúvida, mudou a forma como fazemos negócios e continuará a fazê-lo no futuro próximo. Cada semana traz novos desafios e nos leva a crescer e aprender coisas novas todos os dias.
Como uma empresa de tecnologia, sempre que lançamos um novo recurso de software, nossa equipe de desenvolvimento faz uma retrospectiva para refletir sobre o que correu bem e o que pode fazer melhor na próxima vez. Aprendendo com nossos desenvolvedores, nossa equipe de resposta a pandemias se reunirá pelo menos duas vezes para retroceder em nossa resposta a pandemia. Já começamos a documentar o que funcionou bem e as coisas que podemos fazer melhor no futuro.
Criaremos novos Procedimentos Operacionais Padrão, incluindo um sobre como nossa equipe de resposta operará no futuro. Esse processo de avaliação nos colocará em uma posição ainda melhor para responder rápida e efetivamente se houver uma segunda onda de infecção.
Responder a uma situação em constante mudança enquanto trabalha para manter os funcionários informados, engajados e os negócios prosperando, tudo em um novo ambiente de trabalho, não é pouca coisa. Como profissionais de RH, é importante refletirmos sobre esse período, a fim de obter uma profunda compreensão do que funcionou e de como avançar no futuro.
Embora nenhum de nós saiba o que o futuro trará, podemos continuar avaliando e revisando nossas políticas, procedimentos, tecnologias e plataformas de comunicação para avançar com mais sucesso.
