FONTE: https://www.forbes.com

Desde pequenas startups a gigantes internacionais, as empresas adoram pensar em si mesmas como ágeis, capazes de fazer dinheiro. Fundadores e CEOs de empresas se preocupam, com razão, que muita burocracia acabe com o que há de especial neles e tire sua vantagem competitiva.

Reconhecendo a burocracia

Conhecemos a burocracia quando a vemos – camadas de aprovações, um sentimento de que tudo não tem fim. Certa vez, uma colega me contou sobre sua tentativa de dar uma festa de despedida que custaria apenas US $ 350. Ela fazia parte de uma empresa de 100 pessoas, mas era subsidiária de uma organização maior. Ela teve que obter a aprovação de 29 pessoas na empresa-mãe, tornando-a o processo caro, pelo alto investimento de tempo para conseguir as aprovações.

Por outro lado, o processo nos ajuda a economizar tempo, encontrar eficiência e confiar nas melhores práticas para tarefas comuns. Como líder de RH de uma empresa de médio porte, me pediram uma vez para ajudar no planejamento da força de trabalho. O objetivo era que, à medida que os grandes projetos terminassem, a equipe de liderança pudesse ver facilmente quem estava disponível e designá-los para novas iniciativas.

Fiquei empolgado em aceitar, porque isso significava tempo de inatividade reduzido, visibilidade clara para as pessoas prontas para uma nova função e mais previsibilidade para os funcionários. Mais importante, alinhar o próximo papel das pessoas reduziu o risco de demissões. Quando compartilhei meu plano, um dos executivos disse criticamente: “Isso parece um processo”. Embora eu estivesse propondo uma solução viável para um problema importante, ele não quis dizer isso como um elogio.

Processos de RH definidos liberam tempo

Sou fã de processos que funcionam pelo menos 80% das vezes, porque eles impedem que tenhamos de reinventar a roda. Lembre-se, pode e haverá exceções. Criar um processo não o trava em uma caixa ou impede a flexibilidade. Pelo contrário, confiar em um processo libera você para gastar tempo pensando criativamente nos casos extremos. Você gasta energia onde é mais necessária, pensando em exceções.

Se você se preocupa com um processo excessivamente burocrático, considere estes exemplos:

Planejamento de funcionários

• Processo eficaz: Os gerentes recebem um orçamento de quantas pessoas podem contratar, em número de funcionários ou em dólares. Esse número é revisado periodicamente em análises de negócios mensais ou trimestrais, para garantir que eles estejam cumprindo. Se um gerente precisar exceder seu orçamento com uma alteração nas prioridades ou contratar antes do desgaste planejado, poderá solicitar a aprovação de seu gerente ou finanças.
• Burocracia: Cada nova contratação precisa ser revisada e aprovada por vários líderes seniores. Não há critérios documentados para decisões de número de funcionários. Neste caso, o gerente não tem poder de decisão e há um risco de perder uma grande contratação, porque aprovações demoraram muito e o candidato pode aceitar outro papel.

Promoções

• Processo eficaz: existem diretrizes sobre o que é necessário para ser promovido de um nível para o outro. Os gerentes são instruídos sobre como construir um caso de promoções, incluindo o que habilidades o empregado deve demonstrar, quanto tempo leva para passar de um papel para outro e quando a recomendar uma promoção.
• Burocracia: A falta de meios diretrizes que cada vez que um gerente quer promover um membro da equipe, eles têm que perguntar se é um bom tempo e cuja aprovação que eles precisam. Na ausência de diretrizes claras, os gerentes não podem ter conversas significativas sobre desenvolvimento com os funcionários. Os funcionários frustrados pela falta de uma carreira clara podem optar por sair.

A função de RH tem sido criticada há muito tempo por ser excessivamente administrativa e burocrática. Como resultado, alguns líderes agora são avessos a qualquer processo de RH. Lembre-se de que um bom processo libera as pessoas para o julgamento sem ter que discutir todas as mudanças, número de funcionários ou promoções. Se você quer que seus líderes de RH tenha tempo para focar em engajamento, treinamento e desenvolvimento dos funcionários, a quantidade certa de processo eficientes irá libertá-los até fazer exatamente isso e eles darão adeus à burocracia.