A comunicação no local de trabalho é um dos tópicos mais populares do dia. A mudança para o trabalho híbrido no escritório/em casa foi rápida e mudou a maneira como trabalhamos e nos comunicamos.

Nem todas as empresas foram igualmente rápidas em fazer o ajuste a esse “novo normal”, então surgiram alguns novos problemas de comunicação. Lapsos de comunicação não resolvidos podem causar ansiedade aos funcionários, e é por isso que ;e necessário ​​compartilhar e explicar quaisquer mudanças e decisões que afetem a empresa e seu pessoal. Além disso, uma boa comunicação tem um impacto direto e positivo na produtividade corporativa e no bem-estar dos funcionários.

Para identificar problemas de comunicação em sua empresa, você precisa começar observando como as pessoas colaboram e pedem feedback sobre o assunto. Uma pesquisa recente mostra que 39% dos funcionários acreditam que há falta de colaboração e comunicação em suas empresas.

Quando você descobre que os procedimentos são raramente seguidos, que as equipes às vezes se sobrepõem na execução das mesmas tarefas e que há muitas reclamações de falta de resposta de vários departamentos, há um problema de comunicação no local de trabalho em sua organização.

Como resolver o problema

O primeiro passo para corrigir qualquer problema é reconhecer que ele existe. Quando há um descarrilamento de qualquer tipo, ele nunca vai se resolver. É muito melhor reconhecê-lo e agir.

Quando se trata de questões de comunicação, existem alguns passos específicos que os executivos podem tomar para melhorar a situação e evitar problemas. Eles precisam:

1. O treinamento de comunicação certo

Muitos problemas de comunicação podem ser resolvidos definindo expectativas claras e tornando os processos suaves e fáceis de seguir. Os mal-entendidos tendem a aparecer quando as pessoas não têm certeza de quem é responsável pelo quê e não têm canais abertos para pedir esclarecimentos ou ajuda.

Um dos maiores erros quando se trata de treinamento em comunicação acontece quando as empresas fazem isso de forma negativa. Quando um problema de comunicação óbvio está causando diminuição do engajamento e resultados ruins, eles podem imediatamente entrar com uma longa lista de comportamentos a serem mudados.

O aprendizado, no entanto, deve ser construído em torno de exemplos positivos, em vez de se concentrar no que não fazer. A melhor maneira de fazer um treinamento de comunicação é fazê-lo especificamente para e sobre sua organização. Em alguns casos, será simplesmente uma questão de deixar claro quem é responsável por quais tarefas. Por exemplo, minha empresa criou um treinamento especificamente para garantir comunicações suaves entre nossos departamentos de marketing e vendas.

Você também pode ter que adicionar sensibilidade ou componentes multiculturais ao seu treinamento de comunicação para resolver problemas.

2. Ferramentas de comunicação atualizadas

Hoje, a comunicação corporativa é feita principalmente por meio de ferramentas especializadas. Há uma grande variedade no mercado, e a maioria oferece testes gratuitos para que você possa ver em primeira mão a melhor opção para as necessidades da sua empresa.

No entanto, uma vez que você tenha escolhido uma ferramenta de comunicação, você deve ter todos a bordo. As pessoas podem mostrar uma resistência considerável à mudança, mesmo quando uma nova ferramenta é claramente melhor e pode ajudá-las a fazer seu trabalho de forma mais eficaz.

É essencial fornecer suporte e oportunidades de aprendizado para que seu investimento em tecnologia seja recompensado. O processo de aprendizagem é um ótimo momento para os funcionários compartilharem e se comunicarem.

Além disso, a plataforma de aprendizado da sua empresa deve estar equipada com recursos que suportem a comunicação e a colaboração para garantir que você tenha conversas construtivas. Deve ser fácil para os funcionários entrar em contato com qualquer dúvida, seja para seus colegas ou para especialistas no assunto.

3. Um ótimo sistema de feedback

O feedback dos funcionários deve ser constante e trabalhado em todos os processos organizacionais. É a única maneira de mitigar os problemas assim que eles surgem. Quer você opte por feedback anônimo ou conversas pessoais, é crucial que os funcionários se sintam à vontade para falar o que pensam e apontar quaisquer aspectos negativos de seu trabalho.

Um estudo recente com mais de 36 mil funcionários mostrou que gerentes cujas habilidades gerais são mais bem avaliadas em áreas como segurança psicológica lideram equipes que geram uma média de US$ 4,3 milhões a mais em receita anual. O estudo também destacou a ligação entre segurança psicológica e comunicação eficaz.

Ao convidar os funcionários para dar feedback e avaliar os processos e sistemas de comunicação em vigor, você obterá informações valiosas sobre como otimizar os resultados e a chance de corrigir problemas antes que eles aumentem.

4. Um sistema de compartilhamento aberto

Um dos desafios mais significativos da força de trabalho híbrida é evitar trabalhar em silos. Para isso, é fundamental atualizar sua estratégia de comunicação para garantir a distribuição eficaz de notícias oportunas e atualizações importantes. Incentivar vários departamentos a se comunicarem abertamente e compartilharem suas vitórias e desafios é fundamental. Os gestores desempenham um papel essencial na definição do tom desse tipo de compartilhamento de informações.

Por outro lado, a liderança reservada ou reticente gerará uma atmosfera de desconfiança. A configuração de canais de comunicação para fins específicos pode ajudar a combater esse problema. Por exemplo, crie um canal separado para compartilhar histórias de sucesso e parabenizar os funcionários que alcançam bons resultados. 

Além disso, realizar reuniões regulares e incentivar perguntas e participação pode aliviar os problemas de comunicação. Quando a alta administração está presente e responde às perguntas de forma honesta e aberta, fomenta a confiança e aumenta a segurança psicológica.

Uma boa comunicação é boa para os negócios

A comunicação eficaz no local de trabalho é essencial para o sucesso do negócio. A cultura da empresa é o ponto de partida para definir os parâmetros para a colaboração dos funcionários. Quando surgem problemas de comunicação, eles precisam ser identificados e resolvidos rapidamente. As ferramentas, processos e liderança certos são fundamentais para garantir uma comunicação aberta e construtiva no local de trabalho.

Texto traduzido da Forbes