Fonte: hbrbr.uol.com.br

Author: Kathryn Heath e Brenda F. Wensil

É bem provável que você já tenha participado de uma reunião hoje ou esta semana. O quanto ela foi produtiva? O seu tempo foi bem aproveitado? Você pôde opinar sobre o assunto e fazer parte das discussões que foram abordadas?

As reuniões dentro das corporações têm um impacto coletivo na cultura de uma empresa. Elas são importantes, pois são o fórum onde as pessoas se encontram para defender ideias, serem ouvidas e tomarem decisões. É nas reuniões que a cultura organizacional nasce, cresce e toma forma.

Se você busca introduzir uma cultura mais inclusiva dentro da empresa, o ponto de partida são as reuniões. Não é uma tarefa fácil para os líderes, pois ao liderarem uma reunião, eles também são responsáveis por definir a agenda, fazer o gerenciamento de tempo, resolver conflitos, tomar a decisão. Quando sobra tempo para praticar a inclusão?

As empresas estão preocupadas com engajamento, criatividade e boa saúde financeira. Isso pode ser medido e gerenciado através de análise de números e resultados. Porém, quando o assunto é ambiente diário de trabalho, diversidade e formato de reuniões, os resultados se tornam intangíveis e difíceis de analisar.

Um estudo realizado através de um exame de feedback 360º, coletou dados de mais de mil mulheres executivas. Os resultados revelaram que a maioria dessas mulheres se sentem excluídas durante as reuniões. Elas se sentem desconfortáveis em expor suas opiniões e tem o dobro de chances de serem interrompidas quando praticam a fala, principalmente em ambientes que são ainda dominados por homens, como em indústrias. Se as empresas não conseguem abordar a diversidade e inclusão no ambiente diário de trabalho sofreram pela falta de criatividade e de inovação em decisões estratégicas.

A inclusão não consiste apenas em ter uma força de trabalho diversificada, mas principalmente em criar culturas de reunião onde os colaboradores diversificados têm impactos iguais. É de responsabilidade do líder dar a todos os colaboradores voz ativa e as mesmas oportunidades durante uma reunião. Lembre-se, é através delas que a mudança de cultura inicia.

O “X” dessa questão é que muitos líderes conhecem a teoria, mas não sabem como colocá-la em prática. Hoje estamos aqui para lhe mostrar as três áreas que os líderes devem se concentrar para terem sucesso colocando a inclusão como foco nas reuniões diárias.

Costumes

Tudo acontece antes mesmo da reunião começar. É você, líder, que definirá o tom de inclusão da reunião. É importante prestar atenção em comportamentos estruturais que fazem com que as pessoas se sintam mais confortáveis. Um bom exemplo é enviar um e-mail antes da reunião convidando todos os participantes a virem prontos para compartilhar e ouvir.

Quando os participantes começarem a entrar na sala de reunião, dê as boas-vindas às pessoas pelo nome. Os costumes e as expectativas da reunião devem ser estabelecidos logo no início. É essencial informar que todos podem falar abertamente e terem diferentes opiniões, pois não há espaço para represálias e sim para a construção de soluções oriundas de discussões construtivas em torno do assunto em pauta.

Maestria

O líder deve ser o maestro. O seu papel é administrar a reunião e ter a certeza de que todos tem espaço para desempenharem seus papéis. É comum nas reuniões ter aquele indivíduo alfa que tem o poder de dominar a fala e as ideias. Há também aquele grupo de pessoas que estão aliados e compartilham da mesma opinião. Esses dois casos são perigosos para quem quer ter uma reunião inclusiva, pois eles ocupam muito espaço na sala, apoiam as mesmas ideias e não são capazes de amadurecer diferentes pontos de vista. É o seu papel como maestro impedir que isso aconteça. Algumas das suas práticas podem ser:

• Defina as regras da reunião e siga-as. Quando a condução da reunião inclusiva é clara e objetiva, alerta os infratores das regras e conscientiza sobre os direitos, deveres e responsabilidades de cada um.
• Observe e identifique os dominadores e as pessoas que têm o costume de interromper. Intervenha e redirecione a conversa de volta para a pessoa que não terminou o diálogo. Você pode dizer, “espere um minuto, quero ouvir mais o que a Joana tem a dizer”, ou “espere. Estou curioso com o que Pedro estava nos dizendo. Pedro, você pode finalizar seu pensamento?”

Compromisso

Defender a diversidade e criar processos de recrutamento, seleção e contratação de equipes diversas já está sendo feitos pelas empresas. Agora, é necessário entender o que fazer com a equipe diversificada e como usufruir o máximo dos benefícios que ela traz.

É o líder que deve ter o compromisso em trazer o assunto e praticar os comportamentos em prol da cultura inclusiva. Por isso, você como líder deve focar em:

• Definir o que é inclusão, de forma explícita;
• Ser claro e transparente em como ela será aplicada durante as reuniões;
• Ser o exemplo de comportamento que você espera da sua equipe;
• Delegar a responsabilidade de acompanhamento de cada reunião para a equipe.

Essas ações, quando praticadas com consistência, farão com que as equipes se sintam habilitadas e seguras a oferecer as melhores ideias e falar suas opiniões verdadeiras ao invés de dizer somente o que você, líder, quer ouvir.

Essas regras acimas não são uma fórmula mágica. Coloque-as em prática, peça feedback e redefina as regras conforme a reação da sua equipe. Lembre-se apenas que tudo começa com o líder, você tem o compromisso em dar o exemplo.

É verdade que as reuniões estão se transformando ao longo dos anos. Hoje elas podem ser virtuais, estarem em diferentes fusos horários, etc. Entretanto, esse ainda é o melhor local para iniciar a construção e promover a cultura inclusiva. Uma das funções como líder, não importa a área em que atua, é garantir que isso ocorra dentro da organização.