Um dos recados dados em 2020 foi que é possível trabalhar de casa, mantendo firme a jornada habitual e o ambiente de trabalho vivo desde que as pessoas participem de videoconferências com todos os outros colegas ao longo do expediente.
Agora, já em 2021, nós começamos a entender melhor que esse recado de 2020 talvez não seja tão verdadeiro. Os funcionários se viram muitas vezes lutando com a jornada de trabalho no formato home office visto que muitos têm de lidar com as solicitações concorrentes vindas dos familiares.
Então, quão eficaz de fato é trabalhar em casa se todos ainda estão trabalhando no ritmo dos ponteiros do relógio? É possível dispensar o formato engessado do relógio?
A grande notícia é que estudos e empresas já sugerem que sim. Um bom exemplo disso é a empresa de tecnologia GitLab , que aderiu às práticas de trabalho remoto antes mesmo da pandemia. O objetivo desta observação foi explorar como se dariam as mudanças caso as empresas decidissem alterar as cadeias cronológicas de seus funcionários juntamente com seus laços com o local de trabalho físico.
Um pouco sobre a GitLab
A empresa foi fundada em 2014 e já iniciou suas operações com uma equipe totalmente remota. Hoje, ela conta com 1300 funcionários alocados em 65 diferentes países.
Eles nomearam o seu formato de trabalho como GIT. A empresa utiliza ferramentas que permitem os funcionários a trabalharem em projetos em andamento em qualquer lugar e time zone do mundo. A verdade é que são sempre entre 9h e 17h em algum lugar do mundo, então o trabalho da empresa não para nunca. Isso parece bom, mas uma força de trabalho escalonada tanto no tempo quanto no espaço apresenta desafios de coordenação únicos com amplas implicações organizacionais.
Como o negócio da empresa envolve desenvolvimento e inovação, a maneira mais natural de tornar o trabalho modular e independente não se encaixava nas necessidades. Por isso, para gerenciar esse tipo de trabalho mais complexo, precisou-se utilizar do contexto presencial com comunicação contínua. Essa modalidade ofereceu dois benefícios: sincronicidade e riqueza de mídia.
O espaço de tempo na interação entre dois ou mais indivíduos é quase zero em uma situação presencial. Embora o conteúdo da conversa possa ser o mesmo tanto presencial quanto virtualmente, a tecnologia pode não ser inteiramente capaz de transmitir sugestões contextuais sociais e complementares – o quão fácil é perceber as reações dos outros em uma reunião pelo Zoom?
O que queremos lhe dizer é que simplesmente tentar replicar de forma online, seja por vídeo ou chat de voz, o que se dava de forma natural em ambientes presenciais dificilmente será uma estratégia com resultados satisfatórios. No entanto, essa postura de “mostrar o rosto” é aquela que as pessoas parecem adotar quando são forçadas a trabalhar remotamente. Porém, para isso, todas precisam estar trabalhando ao mesmo tempo. E é isso que não queremos.
Mas, tem solução? Sim!
Existe uma forma de evitar esse dilema. O trabalho assíncrono de sucesso deve seguir as seguintes regras:
1. Separe a responsabilidade de realizar a tarefa da responsabilidade de declará-la realizada
Diferentemente do trabalho em ambientes presenciais, na modalidade remota, a comunicação não é tão facilitada e os sinais sociais não permitem que as ambiguidades se resolvam com eficiência. O que pode gerar conflitos quando o assunto é responsabilidades e escopo de atuação.
Por isso, o primeiro passo é você ter um Indivíduo Diretamente Responsável (DRI, em inglês) para cada conclusão de tarefa e ele deve dizer como essa tarefa será realizada. O DRI, porém, não determina se a tarefa foi concluída. Essa função é responsabilidade de um “mantenedor”, que tem autoridade para aceitar ou rejeitar as solicitações de mesclagem do DRI.
A clareza dessas funções para cada tarefa ajuda a reduzir confusões e atrasos e permite que vários DRIs trabalhem em paralelo e da maneira que acharem melhor em diferentes partes do trabalho.
2. Respeite o princípio de “mudança mínima viável”
Com o trabalho assíncrono, é bem possível que dois funcionários estejam trabalhando em paralelo no mesmo problema, desperdiçando esforços. Para minimizar esse risco, os funcionários são encorajados a enviar a alteração mínima viável – um estágio inicial, uma versão imperfeita de suas alterações sugeridas aos documentos.
Esse simples ato torna mais provável que se perceba quando um trabalho está sendo duplicado ou está incompatível com o que esperado.
Mas, o segredo desta regra está em que uma política de mudanças mínimas viáveis deve vir acompanhada de uma política do “não constrangimento” por entregar um resultado temporariamente imperfeito.
A cultura de valorizar o que o outro está fazendo o mais cedo possível é muito importante, sem julgamentos sobre o produto estar ou não perfeito, ainda.
3. Sempre se comunique publicamente
A GitLab adotou a prática de não enviar e-mails internos. Para suprir essa necessidade, os funcionários postam perguntas e compartilham informações nos canais do Slack das equipes. Os líderes têm o papel de decidir quais as informações precisam ficar de forma permanente (e temporária) para os demais. Há um local de armazenamento que fica disponível o documento “publicado” ou em uma página do manual online da empresa, acessível a qualquer pessoa, dentro ou fora da organização.
Os gestores acabam sendo peças chaves para os projetos, pois acabam dedicando
muito tempo à curadoria das informações geradas pela atividade dos funcionários que supervisionam, e espera-se que saibam melhor do que outros quais informações podem ser amplamente necessárias para uma futura equipe ou que seriam úteis para pessoas de fora da empresa.
Alerta vermelho!
Por mais que esse formato de trabalho assíncrono funcione, há um grande alerta vermelho. Ele não incentiva a interação social. E sim, ela é muito importante dentro de uma organização.
Por isso, se a sua empresa está buscando informações para adotar essa metodologia, saiba que é importante a criação de momentos diversos de interação social. O que a GitLab fez foi criar encontros sociais opcionais e que suprissem todos os fusos horários. Esses encontros permitem a participação de até 10 pessoas onde elas podem falar de assuntos diversos e interagir uma com as outras, com ou sem o uso da câmera.
Conclusão
Um dos aprendizados mais relevantes que podemos levar da experiência de 2020 é que trabalhar em casa de forma eficaz vai muito além de ter um laptop e uma conta no Zoom.
Devemos incluir práticas pensadas para compensar ou evitar as principais limitações de trabalhar remotamente, bem como aproveitar totalmente a flexibilidade que o trabalho à distância pode oferecer – trabalhando não apenas de qualquer lugar, mas a qualquer hora.
Essa mudança de mindset afetará inúmeras áreas internas das empresas, especialmente a área de recrutamento. Quer saber mais sobre como essa área será afetada? Conheça uma solução inovadora de recrutamento através do match com perfis ideais, aumentando em até 400% a eficiência dos processos seletivos.
