Embora a busca por uma nova oportunidade mova os profissionais e os deixem tensos e até mesmo ansiosos, a empresa também precisa agilizar os processos seletivos para que consigam preencher as vagas o mais rápido possível.

Cargos operacionais podem levar de 15 a 20 dias úteis para serem preenchidos, enquanto postos de mais alto nível hierárquico, em alguns casos, ficam em aberto por até 3 meses.

Essa lentidão faz com que a organização perca dinheiro e tenha seu fluxo produtivo afetado. Por isso, é essencial descobrir quanto tempo o RH leva para fazer a seleção e descobrir maneiras de otimizar esse processo, sem abrir mão da qualidade.

Para mensurar esse período, é possível usar os conceitos de time to fill e time to hire. Entenda melhor o assunto!

O que é e para que serve o time to fill?

O time to fill indica o tempo necessário para o preenchimento de uma vaga, entre o anúncio de uma vaga em aberto até o momento em que é preenchida. O uso dessa métrica ajuda a contratar melhor, assim como aponta a necessidade de atenção quando o seu processo seletivo está muito longo.

Esse conceito é composto por dois pontos fundamentais: o primeiro é a lacuna física presente entre o anúncio e preenchimento da vaga, e o segundo é a segurança de que o candidato escolhido é o mais apropriado.

Aplicar o time to fill ajuda a entender a qualidade das táticas de recrutamento. Em muitos casos, é constatado que os profissionais que tiveram uma experiência ruim durante o processo acabam esperando mais tempo para receber uma resposta da organização, isso quando esse feedback ocorre.

Como calcular o time to fill?

O time to fill pode ser calculado pelos dias que o RH leva para preencher uma posição em aberto. Para fazer essa conta, primeiro defina exatamente o ponto de partida que será usado nessa mensuração, que pode ser:

• quando o gestor submete a abertura da vaga para aprovação;
• quando o RH ou o financeiro aprova a abertura da vaga;
• quando o recrutador anuncia a vaga de emprego.

O dia que encerra esse ciclo é, geralmente, a data em que o profissional aceita a oferta de emprego e assina o contrato. Escolha qual definição faz mais sentido para a sua empresa, mas garanta que esse padrão será aplicado para todos os cargos e equipes.

Qual é um bom benchmark para o time to fill?

De acordo com um relatório da Society of Human Resource Management (SHRM)report, o tempo médio é de 42 dias. A empresa Workable divulgou um benchmark do time to fill por indústria. Por exemplo a média para engenheiros é de 62 dias.

Tudo vai depender do ramo de atuação e do nível de especialização que o candidato que você procura deve apresentar. Além disso, ter um time to fill maior do que outras empresas não significa necessariamente que os processos seletivos desses lugares são mais eficientes que o seu.

Avalie essa métrica internamente, sem se comparar com as outras organizações, e veja a evolução è medida em que o RH acumula mais experiência e começa a ajustar os pontos falhos.

Como reduzir o time to fill?

Algumas práticas podem ser aplicadas para diminuir essa métrica, tornando a seleção mais rápida sem perder eficiência.

Construa um banco de talentos

Para não precisar começar o processo seletivo desde o anúncio das vagas, vale a pena apostar na elaboração de um banco de talentos. Essa estratégia otimiza o recrutamento e reduz o time to fill.

Monte um arquivo de dados com os perfis de candidatos já qualificados, que avançaram até os estágios finais da seleção. Essas pessoas já demonstraram que têm plenas condições de ocupar o cargo e desempenhar um bom trabalho.

Recrute de maneira ativa

Entre em contato com candidatos que possuem potencial para preencher as vagas e faça uma conexão, alimentando um relacionamento com esses profissionais. Mesmo que não haja uma posição em aberto atualmente, estabeleça bases sólidas que viabilizem um contato rápido assim que surgir a oportunidade, facilitando o recrutamento de funcionários realmente qualificados.

Examine o time to fill da sua empresa

O time to fill é composto por várias fases: entrevistas, aplicação de testes, retorno para os candidatos etc. Descubra qual dessas etapas toma mais tempo e pense em como você pode otimizar esse estágio.

Crie um programa de indicações

Ofereça incentivos para os funcionários que indicarem pessoas para preencher as vagas em aberto. Informe sobre a oportunidade, enviando um e-mail a todos os colaboradores com a descrição do cargo e peça para que eles recomendem profissionais capazes de exercer a função. Esse processo reduz o tempo de recrutamento e atração de talentos.

Como a solução do Taqe ajuda a reduzir o time to fill?

Ao disponibilizar a realização de testes de conhecimento e fit cultural pelo aplicativo, com acesso fácil dos profissionais que concorrem à vaga, é possível reduzir etapas do processo seletivo. Esses testes são feitos à distância e os resultados fornecidos em tempo real, dispensando a necessidade de uma entrevista específica apenas para essas avaliações.

Com o uso dessa tecnologia, o time to fill  pode ser otimizado drasticamente, fornecendo dados concretos para que o RH faça a melhor escolha.

Além disso, a solução informa para os profissionais as ofertas de emprego em aberto, permitindo que as organizações façam convites para as pessoas que se encaixarem no perfil desejado, diminuindo muito o tempo necessário para o recrutamento e favorecendo uma busca ativa.

O que é e para que serve o time to hire?

O time to hire é muitas vezes confundido com o time to fill, mas na verdade trata-se de outra métrica e que traz insights diferentes. 

Esse indicador mede o período entre o momento em que um candidato entra no funil de contratação (como resultado do recrutamento) até a hora em que ele aceita a proposta de trabalho. Em outras palavras, é o intervalo entre a candidatura a uma vaga até o início de uma relação empresa-empregado.

Com o time to fill  é possível mensurar em quanto tempo você consegue identificar os melhores talentos e faz com que eles evoluam dentro do funil de seleção.

Como calcular o time to hire?

Para calcular o time to hire, imagine que você abriu a vaga no dia 1. Seu melhor candidato aceitou a proposta no dia 25 e começou a trabalhar no dia 10. Portanto, o time to hire é 25-10=15.

Você pode aplicar a seguinte fórmula:

Time to hire = Data em que o candidato aceitou a oferta – dia que o candidato finalizou o funil de seleção

Qual é um bom benchmark para o time to hire?

O RH deve estar preparado para identificar os melhores talentos logo no início do processo seletivo. Se considerarmos que as pessoas mais bem preparadas ficam fora do mercado por um período curto, de cerca de 10 dias, recomenda-se que o time to hire seja o mais curto possível.

Esse período pode variar de acordo com o nicho de atuação da empresa e o grau de especialização do profissional procurado. Cargos operacionais costumam ter um time to hire  bem mais curto do que cargos executivos.

Como reduzir o time to hire? 

Quanto maior a eficiência do processo seletivo, menor é o time to hire. Para reduzir essa métrica, comece a identificar o que faz que com essa atividade tome mais tempo do que deveria. Para isso, você pode adotar as seguintes ações.

Divida seu processo de contratação

Meça o tempo necessário para que um candidato passe de uma fase para outra do processo seletivo. Assim, você consegue identificar em qual etapa a seleção é mais lenta e implementar práticas que possam otimizar os pontos que mais afetam negativamente o trabalho.

Calcule o time to hire por equipe

Se uma equipe em particular está aumentando a média do time to hire da empresa, converse com o gestor de RH ou o responsável pelas contratações para entender as causas dessa demora.

Treine equipes de contratação

Vale a pena investir em programas de treinamento especialmente voltados para os responsáveis pela contratação. Técnicas de entrevistas ajudam a identificar os melhores candidatos e podem diminuir o time to hire, assim como outras abordagens que favoreçam um estudo comportamental e tornem a avaliação mais rápida e precisa.

Use modelos prontos de email

Tenha uma comunicação assertiva com os candidatos usando estruturas de email prontas, pensadas para essa finalidade. Isso vai ajudar a diminuir o tempo gasto na comunicação e solução de dúvidas, agilizando o processo.

Como a solução do Taqe ajuda a diminuir o time to hire?

O aplicativo do Taqe agiliza o time to hire com o uso da triagem automática, avaliando um número grande de perfis em tempo recorde. Podemos citar o case da Coca Cola FEMSA, que mudou a empresa de cidade e precisaria preencher o quadro de funcionários no menor tempo possível.

Usando os critérios determinados pela empresa, como geolocalização e perfil comportamental, foi aplicada a inteligência artificial para a seleção de todas as equipes, fechando o quadro de funcionários em 40 dias. O Taqe pode ajudar a reduzir o tempo de contratação em até 80%. 

O que é time to fill x time to hire?

O time to fill e o time to hire podem ser usados em conjunto, de maneira complementar. Mas, é extremamente útil separar e compreender individualmente as duas métricas, para que você possa obter diferentes insights sobre o processo seletivo da organização.

Você pode começar a contabilizar o time to fill assim que o anúncio de emprego é publicado, mas o time to hire passa a valer quando realmente o profissional se candidata à vaga.

O time to fill mostra quão rápida é a condução do processo seletivo, enquanto o time to hire indica o tempo necessário para identificar os melhores talentos, mostrando a eficiência da equipe responsável pela seleção.

Compreender o que é o time to fill e o time to hire e saber como aplicar essas duas métricas no processo seletivo dá à corporação um quadro muito claro da eficiência dessa atividade e ajuda a identificar problemas e promover melhorias, diminuindo não só o tempo necessário para preencher uma vaga, como os custos que envolvem uma posição em aberto.

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